個人情報保護理念

　当社では、当社の主事業である物流センター事業、輸配送事業において取扱う個人情報の保護が当社にとって社会的責務であると認識し、次のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護のための安全管理体制の維持、従業者への啓蒙、委託先管理などに真摯に対応いたします。

• 個人情報の取扱い

  (１)当社は、事業遂行上必要な個人情報を、適切な手段で取得、利用、提供します。

  (２)当社は、お取引先様から委託を受けた個人情報は委託業務の範囲内で利用します。

  (３)当社は、事業遂行上取扱う個人情報の利用目的を明確に定め、法令等に定める場合を除き、目的外利用は行いません。

  (４)当社は、従業者への啓蒙などを通じて目的外利用を行わないための措置を講じます。

  (５)当社は、ご本人の同意を得た場合または法令等の定めがある場合を除き、個人情報を第三者(外国にある第三者を含みます）に
     提供することはいたしません。

• 個人情報保護法令などの遵守

  当社は、個人情報保護に関する法律およびその他の関係法令ならびに個人情報保護委員会および管轄諸官公庁の定めたガイドラインなどの規範（以下「法令等」といいます。）を遵守いたします。

• 個人情報の安全管理措置

  当社は、個人情報について、以下のとおり漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの適切な管理のための措置を講じています。

  (１)個人情報の適正な取扱いを確保し、質問および苦情処理の窓口をお知らせするため、本個人情報保護方針を定めております。

  (２)個人情報の取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報管理規程を策定

  (３)以下の組織的安全管理措置を実施
     ・個人データの取扱いに関する責任者（個人情報取扱責任者）を設置
     ・個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化
     ・法や社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の個人情報取扱責任者への報告連絡体制を整備
     ・個人情報の取扱状況について、定期的な点検の実施

  (４)以下の人的安全管理措置を実施
     ・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施
     ・個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則、コンプライアンスマニュアル等に記載

  (５)個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるなど、無権限者が個人情報の
     閲覧することを防止する措置を実施

  (６)個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

• 苦情及び相談への対応

  当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談に適切に対応いたします。

• 委託先の管理・監督

  当社は、その利用目的を達成するために個人情報の取扱いを委託する場合は、適切な委託先を選定し、個人情報の安全管理が図られるよう、委託先と必要な契約を締結し、また必要かつ適切な管理・監督を行います。

• 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

  当社は、社会情勢の変化に応じた適切な個人情報保護体制を維持するために個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善を図ります。

制定日 2004年10月 1日
改正日 2022年 4月 1日

ケイヒン配送株式会社
横浜市神奈川区千若町3-1
代表取締役社長　関本　篤弘

《個人情報保護方針に関する問合せ先》
個人情報保護管理者　管理部長
連絡先：045-441-2951

個人情報の取り扱いについて

• 当社が取り扱う個人情報

  (１)当社の事業遂行上お取引先様から委託を受けた個人情報
  (２)当社の事業遂行上取得するお取引先様の個人情報
  (３)当社へのホームページ、メール、電話、FAX等を通じてご本人様から提供された個人情報
  (４)雇用に関する個人情報
  　※開示対象個人情報は、上記のうち(２)(３)(４)が該当します。

• 個人情報の利用目的

  (１)当社の事業遂行上お取引先様から委託を受けた個人情報
  　・取引先様からの受託業務(商品の出荷、配送、輸送業務)を遂行するため

  (２)当社の事業遂行上取得するお取引先様の個人情報
  　①当社の事業遂行上お取引様との商談、折衝を行うため
  　②当社訪問時の入退管理を行うため

  (３)当社へのホームページ、メール、電話、FAX等を通じてご本人様から提供された個人情報
  　①当社への営業上のお問い合わせに回答するため
  　②採用、応募時の連絡、書類送付等を行うため

  (４)雇用に関する個人情報
  　①社員の雇用管理(就労・給与・福利厚生等)を行うため
  　②社員退職後の当社との守秘義務契約遵守管理のため
  　③社員退職後の当社への再雇用の依頼、相談等のため
  　④社員退職後の源泉徴収票等証明書発行を行うため

• 個人情報の開示等の手続き

  ※当社が保有する個人情報のうち、開示などのご依頼に応ずることができる個人情報は、上記１．に
  　記載の(２)(３)(４)が対象となります。以下にその手続きの要領を記載します。

  (１)個人情報の開示等に応ずる事ができる事項
  　①個人情報の利用目的の通知のご依頼
  　②個人情報の開示のご依頼
  　③個人情報の訂正、追加または削除のご依頼
  　④個人情報の利用の停止、消去または第三者への提供の停止のご依頼
  　⑤第三者提供記録の開示のご依頼

  (２)開示等のご依頼の手続き

  　①個人情報[＊開示・訂正・削除・利用目的の通知・利用停止等]依頼書(様式3-04)にご記入の上、
  　　下記あてご郵送いただくか、ご持参をお願いいたします。

  　　　　〒221-0036
  　　　　神奈川県横浜市神奈川区千若町3-1
  　　　　ケイヒン配送株式会社　管理部
  　　　　(お願い)回答結果返信用の切手を貼って同封をお願いいたします。

  　②本人確認について
  　　本人確認のため、次の書類を（２）①とともに提出をお願いいたします。
  　　【社員の場合】
  　　　　直接①を持参の上、社員証（ＩＤカード）をご提示願います。
  　　【社員以外の方、または退職後の社員の方】
  　　　次のうち、いずれかの書類を同封願います。
  　　　　・パスポートの写し1通
  　　　　・運転免許証の写し1通
  　　　　・健康保険証の写し1通と住民票の写し1通（合計2通）
  　　　　・その他本人確認ができる公的書類の写し

  　③代理人による開示等のご依頼の場合
  　　開示等を依頼される方が代理人である場合は、前項の本人確認のための書類（２）②に加え、
  　　下記のａ．代理人であることを確認できる書類、ｂ．代理人本人であることを確認できる書類の
  　　提出をお願いいたします。
  　　ａ．代理人であることを確認できる書類
  　　【委任による代理人の場合】
  　　　・本人の委任状（原本）1通
  　　　・本人の印鑑証明書　　1通
  　　【親権者の場合】
  　　　・戸籍謄本　1通　
  　　　・住民票の写し（続柄の記載されたもの）1通
  　　【未成年者の法定代理人の場合】
  　　　・戸籍謄本　1通
  　　　・住民票の写し（続柄の記載されたもの）1通
  　　　・その他法定代理権の確認ができる公的書類の写し
  　　【成年被後見人の法定代理人の場合】
  　　　・戸籍謄本　1通
  　　　・後見登記等に関する登記事項証明書　1通
  　　　・その他法定代理権の確認ができる公的書類の写し
  　　ｂ．代理人本人であることを確認できる書類で次のうち、いずれかの書類
  　　　・パスポートの写し1通
  　　　・運転免許証の写し1通
  　　　・健康保険証の写し1通と住民票の写し1通（合計2通）
  　　　・その他本人確認ができる公的書類の写し

  (３)開示等のご依頼に対する回答結果
  　ご依頼の内容を確認のうえ、速やかに電磁的記録による提供など、ご本人が指定する方法によって回答させていただきます。
  　尚、次の場合は開示等のお求めに応じられないこともあります。
  　①開示等を行うことによって、ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそ
  　　れがある場合
  　②開示等を行うことによって、当社の事業運営に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  　③法令に違反することになる場合
  　※上記①から③に該当する場合を含め、ご回答できない場合はその旨の説明をさせていただきます。

• 個人情報に関する苦情および相談窓口

  (１)個人情報に関する苦情およびご相談は下記部署にて対応させていただきます。

  　　　　〒221-0036
  　　　　神奈川県横浜市神奈川区千若町3-1
  　　　　ケイヒン配送株式会社　管理部
  　　　　電話：045-441-2951
  　　　　FAX：045-270-6952

  　

  (２)認定個人情報保護団体について
  　当社では、外部の個人情報に関する苦情および相談窓口として、下記の認定個人情報保護団体に対象
  　事業者として登録しています。

  　　　　〒106-0032
  　　　　東京都港区六本木1-9-9
  　　　　六本木ファーストビル12F
  　　　　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  　　　　プライバシーマーク推進センター
  　　　　認定個人情報保護団体事務局
  　　　　電話：0120-700-779

  　

• プライバシーマーク制度の付与設定

  当社は、2005年４月１日の個人情報の保護に関する法律施行を契機に、個人情報保護に関する社内体制をJIQ15001規格に基づいて構築し、2006年3月14日付けでプライバシーマーク制度の付与認定を受け、以降、個人情報が漏えい等の事故によって、個人の方に与える影響の大きさを経営の重要課題として認識し、プライバシーマーク制度の維持、継続的改善に取り組んでいます。